آشوب در خانه: مدیریت پیچیدگی محل کار

در یک مقاله قبلی، من در مورد اینکه چگونه پیچیدگی محل کار و اضافه بار کاری مانند موجی از مقاومت عمل می کند که در برابر تمام تلاش های رهبران برای به جلو بردن سازمان عمل می کند صحبت کردم. و توضیح داد که چگونه با گذشت زمان می تواند به یک سونامی تبدیل شود که نیروی کار را غرق کرده و غرق کند.

هنگامی که این اتفاق می افتد، عملکرد بدتر می شود زیرا رهبران ناامیدتر و سرگردان می شوند. نگران‌کننده‌تر این است که چگونه روحیه نیروی کار بدتر می‌شود و کارگران شروع به فکر کردن درباره گزینه‌های خود، مانند پریدن از کشتی می‌کنند. اصلاح این وضعیت در بهترین حالت دشوار است و در بسیاری از موارد، بدون رهبری جدید کاملاً غیرممکن است.

کارهای علمی زیادی در مورد محل کار و تأثیر آن بر نیروی کار انجام شده است. در اینجا چند نکته وجود دارد که بارها و بارها خواهید یافت:

• پیچیدگی محل کار و اضافه بار کاری در حال افزایش است و تأثیر مستقیمی بر عملکرد سازمانی دارد.
• با گذشت زمان، یک محل کار پر هرج و مرج نه تنها عملکرد سازمان را کاهش می دهد، بلکه فرهنگ سازمان را نیز تحقیر می کند.

مرحوم پیتر دراکر، گوروی مدیریت قرن را معرفی کرد نیویورک تایمز، بارها به ما یادآوری می کند که "آشوب یک فرصت است، نه یک تهدید." او این باور را در طول پنجاه سال فعالیت خود به عنوان مشاور مدیریت تبلیغ کرد. او معتقد بود که تبدیل هرج و مرج به فرصت نشانه یک رهبر بزرگ است.

او بارها و بارها ثابت کرد که چنین است. اما آیا اوضاع در حال تغییر است؟ آیا تغییر پارادایم فعلی متفاوت است؟ از آنجایی که گسترش فناوری همچنان محیط کار را به محیطی پیچیده تر برای انجام کارها تبدیل می کند، آیا می توان هرج و مرج را به فرصت تبدیل کرد.

تا حدی، همه شرکت ها سطح مشخصی از هرج و مرج را تجربه می کنند، اما معمولاً قابل مدیریت است. من به جرات می گویم که رهبری در یک محیط آشفته امروز بیش از هر زمان دیگری رواج دارد. آنچه رهبران را بیشتر نگران می کند این است که بر روح انسان می پوشد. امروزه مبارزه با هرج و مرج در محل کار بسیار پیچیده تر از زمانی است که قبلاً نیاز بود. من معتقدم دراکر درست می گوید. رهبران بزرگ فراتر از مبارزه خواهند رفت و هرج و مرج را به فرصتی برای به دست آوردن مزیت رقابتی تبدیل خواهند کرد. که بتوانید روی آن حساب کنید!

هنگامی که محل کار آشفته می شود، معمولاً عوامل زیادی در بازی وجود دارند و هیچ کدام به اندازه حجم عظیم گردش کار مؤثر نیستند. اضافه بار کار نتیجه مستقیم فراوانی گردش کار است. وقتی حجم گردش کار از ظرفیت انسان برای مقابله بیشتر شود، هرج و مرج به وجود می آید.

یک مطالعه بزرگ که نشان می‌دهد چگونه حجم گردش کار به تنهایی می‌تواند منجر به هرج و مرج در محل کار شود، در مجله رفتار سازمانی در سال 2020. با عنوانالگوهای پویا جریان در محل کار،” به این نتیجه رسید:

1. جریان در محل کار نشان دهنده درجه بالایی از متغیرهای درون فردی (مربوط به خود) است که در 75 درصد موارد مورد مطالعه به عنوان هرج و مرج مشخص می شود.
2. سطوح بالای جریان با هرج و مرج همراه است.
3. سطوح مختلف تجربه جریان که به عنوان ادغام اقدامات، آگاهی، سن و نوع شغل دیده می شود، با ظهور الگوهای مختلف، اغلب ناخواسته (مانند، هرج و مرج، تصادفی) همراه است.

این مطالعه، مانند بسیاری از مطالعات دیگر در مورد محیط کار و پویایی نیروی کار، شک کمی باقی می گذارد که حجم گردش کار به تنهایی برای تبدیل محل کار به هرج و مرج کافی است. این باعث می شود که رهبران در تلاش برای همگام شدن احساس غمگینی کنند. این مطالعه همچنین نشان داد که هر چه هرج و مرج طولانی‌تر در محل کار ادامه یابد، عملکرد بدتر می‌شود.

یکی از مدیران ارشد یک مشتری مراقبت های بهداشتی که با مشکلات زیادی در کنترل جهت عملکرد سازمانی مواجه بود، ممکن است بهترین این را زمانی گفته باشد که گفت: "ما در خانه هرج و مرج داریم!" این آغاز پایان بسیاری از رهبران است که مورد این رهبر بود. به دست آوردن مجدد کنترل بر یک محل کار پر هرج و مرج معمولاً مستلزم آن است که سازمان جایگزین رهبری فعلی شود.

او در حین بحث در مورد اینکه چگونه تکثیر فناوری به هرج و مرج در محیط کار کمک می کند با پیت برادشاو، رئیس فقید مشاوران سازمانی، استاد دانشکده مدیریت سازمانی در دانشگاه کارولینای شمالی، و مشاور کمکی شرکت ما، به اشتراک گذاشت: یکی از دلایل اصلی آشفتگی محل کار امروزی ناشی از کار بیش از حد است. مدیران از فناوری به عنوان سلاحی برای کاهش تعداد کارکنان استفاده می کنند که تا حد زیادی مسئول افزایش حجم کار است. با گذشت زمان، کارکنان کمتر توجه، مشارکت کمتر و بهره وری کمتری می شوند که منجر به عملکرد ضعیف سازمانی می شود.

من نیز شاهد رهبرانی بوده‌ام که از فناوری برای توجیه قرارداد با نوار لاستیکی منابع استفاده می‌کنند و فکر می‌کنند که این به تنهایی سازمان را قادر می‌سازد تا کارهای بیشتری را با کمتر انجام دهد. ارزیابی دوره ای بازده سرمایه انسانی و انجام تعدیلات مناسب، خوب و ضروری است. با این حال، هنگامی که رهبران نیروی کار را کاهش می دهند، تازه متوجه می شوند که حجم کار به نسبت کارگران باقی مانده افزایش می یابد.

نگرش "با کمتر بیشتر انجام دهید" یک واقعیت زندگی سازمانی است. اما از این واقعیت غافل نشوید که محدودیتی وجود دارد که فراتر از آن سازمان به طور کامل کار را متوقف می کند و مهم نیست که چقدر فناوری برای نجات این وضعیت انباشته شده است - این فقط اوضاع را بدتر می کند!

از آنجایی که موج مقاومت ایجاد شده توسط تکثیر فناوری همچنان مغز حیات سازمانی را می خورد، رهبران باید راه حل هایی بیابند که پویایی محیط کار و نیروی کار را ساده و پیچیده نکنند. این به معنای اصلاح نحوه تفکر و کار رهبران است – هرگز کار آسانی نیست!