آیا عنوان بعدی شما "افسر ساده سازی" است؟

شرکت لبنیات ایسلندی Siggi's آخرین برند است برای ایجاد نقش مدیر ساده سازی (CSO). و در حالی که این اعلامیه ممکن است یک شیرین کاری شیک در روابط عمومی باشد، اما فهرست مشاغل تغییر فرهنگ شرکت به سمت سادگی را به عنوان "ریشه در ایده آزادی و انعطاف پذیری" نشان می دهد.

نیاز روزافزون به سازمان‌های مدنی توسط بزرگ‌ترین شرکت زیبایی جهان، L'Oreal، استارت‌آپ‌های فناوری مانند CodeXTeam و IAIAO - و شرکت‌های هر اندازه در این بین، پذیرفته شده است. از طریق فرآیند تحقیق و نگارش چرا برنده های ساده, من با بیش از 100 رهبر در سراسر جهان، از جمله چندین سازمان مدنی، مصاحبه کردم و تاکتیک های رایجی را کشف کردم که توسط مؤثرترین ساده کننده ها در رهبری استفاده می شود.

اگر در یک موقعیت ارشد هستید و خود را در یک جنگ صلیبی علیه پیچیدگی می بینید، مراحل ساده سازی زیر را بررسی کنید. آن‌ها می‌توانند چارچوبی برای ساده‌سازی حوزه فعلی شما فراهم کنند و تجربه‌ای در دنیای واقعی برای نقش آتی به‌عنوان CSO به شما بدهند.

1. یک چشم انداز ساده را بیان کنید. ساده‌سازی زمانی که دیگران روی هدف شما سرمایه‌گذاری می‌کنند بیشتر می‌شود، بنابراین از همکاران و کارمندان دعوت کنید تا در این مورد نظرسنجی کنند. نمونه سؤالات نظرسنجی می‌تواند شامل: «در یک جمله، ساده‌سازی برای ما چه معنایی دارد؟» و «چگونه یک روش ساده‌تر کار می‌تواند بر سازمان یا تجارت کلی ما تأثیر بگذارد؟» و "در خدمت ساده سازی، مایل به تعلیق کدام وظایف از تیم خود هستید؟" بینش همه را با سؤالاتی مانند این ترکیب کنید - و زمانی که چشم انداز کل شرکت را به اشتراک می گذارید، اعتبار را در جایی که باید به آن توجه کنید، بدهید.

2. استراتژی خود را ساده کنید. مانند باغبانان چیره دست، ساده‌سازها تشخیص می‌دهند که پاک کردن بیش از حد، محصول قوی‌تری تولید می‌کند. در سازمان خود، رویکرد خود به برنامه ریزی استراتژیک را با پذیرفتن طرز فکر کمتر است، مجدداً تنظیم کنید. هیچ تاکتیک، هدف، محصول یا برنامه اضافی اضافه نکنید، مگر اینکه به طور همزمان از برنامه موجود شما حذف شود. با نگه داشتن خط، پیامی عمومی در مورد اینکه ساده سازی نشان دهنده چیست (و تعهد شما به آن) ارسال می کنید.

3. اشتراک در تابعیت. فشار دادن تصمیم‌گیری به پایین‌ترین سطح ممکن به عنوان اصل تابعیت. گروهی از مدیران مرک کانادا تصمیم گرفتند این مفهوم را عملی کنند. در مجموع، آنها موافقت کردند که تصمیماتی را که گزارش های مستقیم آنها قبلاً مجاز به اتخاذ آنها بود، متوقف کنند. به طور کلی، مردم تصمیمات هوشمندانه گرفتند و احساس مالکیت بیشتری بر نتایج داشتند. بهتر از آن، تعداد انگشت شماری از کارمندانی که عملکرد ضعیفی داشتند، هنگامی که به طور عمومی در قبال تصمیمات مسئول شناخته شدند، شروع به تغییر رفتار خود کردند. و بهترین نتیجه از همه؟ این مدیران در واقع هر ماه چندین ساعت وقت تازه آزاد شده پیدا کردند.

در سازمان خود، هر یک از گزارش های مستقیم خود را موظف کنید تا در این ماه سه تصمیم بگیرند که معمولاً شامل ورودی یا تأیید شما می شود. سوالاتی مانند "آیا باید پریا را به جلسه هفتگی بررسی تجاری دعوت کنم؟" یا "آیا می توانم موقعیتی را برای یک مدیر comms جدید باز کنم؟" دیگر نباید به سمت شما هدایت شود. یک ماه دیگر، تیم خود را جمع کنید و تصمیمات خود را دریابید و چه نوع تصمیمات دیگری را که آنها در ماه آینده به تنهایی متعهد خواهند شد اتخاذ کنند. هنگامی که مردم به تصمیم گیری عادت کردند، تعداد انتخاب های ماهیانه ای را که انجام می دهند به پنج، 10 و در نهایت 20 انتخاب کنید.

4. سلسله مراتب خود را صاف کنید. با رشد شرکت‌ها، لایه‌های مدیریتی اضافه می‌شوند و تصمیم‌گیرندگان از واقعیت‌های موجود دور می‌شوند. در نهایت ایده های خوب و حتی اختراعات مختل کننده صنعت مانند آیفون، در معرض خطر نادیده گرفته شدن یا تاخیر در عرضه به بازار هستند. برای شناسایی فرصت‌های ساده‌سازی نمودار سازمانی، نقش هر فرد را در ساختار گزارش‌دهی موجود در نظر بگیرید. آیا مازاد بر کار را می بینید؟ آیا مردم سیلو شده اند؟ ساختار گزارش خود را با هنجارهای صنعت مقایسه کنید: آیا می توانید دامنه کنترل را برای نقش های خاص افزایش دهید؟ به این سؤالات متفکرانه و با هدف لایه برداری پاسخ دهید.

5. معیارهای مشخصی را تنظیم کنید. از کاهش لایه‌های مدیریتی تا افزایش حفظ کارکنان، معیارهای مناسب از اهداف ساده‌سازی شما حمایت می‌کنند و تغییر رفتار را تشویق می‌کنند. معیارهای نمونه می‌تواند از «کاهش تعداد لایه‌های تأیید برای استخدام» و «تعداد ساعات ذخیره‌شده ماهانه از تصمیم‌گیری فرعی» تا «تعداد مراحل حذف‌شده از فرآیند توسعه محصول ما» متغیر باشد. به راحتی می توانید معیارهای خود را ایجاد کنید، به شرطی که هم به نفع واحد تجاری شما و هم برای شرکت باشد.

قبل از تصمیم گیری در مورد اهداف خود برای هر معیار، مطمئن شوید که محل شروع آن - خط پایه خود - را تعیین کنید تا بتوانید ببینید چند ماه بعد چقدر پیشرفت کرده اید. با هر معیار، وضعیت امروز را محاسبه کنید و جایی که شما می خواهید آنها باشند به عنوان مثال، اگر در حال حاضر هفت ساعت در ماه را صرف تایید، امضا کردن یا بررسی تصمیمات افراد دیگر می کنید، آنگاه 7 نقطه پایه شما است. اکنون برای هر معیاری که در جایی بین واقع بینانه و آرزویی قرار می گیرد، هدف تعیین کنید.

در نهایت، از چند مدیر مورد اعتماد بخواهید که معیارهای پیشنهادی شما را برای عواقب ناخواسته اسکن کنند. برای مثال، اگر می‌خواهید «میزان صرفه‌جویی در هزینه‌های ناشی از جلسات حذف‌شده» را ردیابی کنید، مطمئن شوید که معیارها افراد را مجبور به حذف کورکورانه هر چه بیشتر جلسات ممکن نمی‌کند. ممکن است یک huddle روزانه وجود داشته باشد که از اضافه کاری جلوگیری می کند و گردش کار را افزایش می دهد. حذف یک جلسه با ارزش مانند این می تواند منجر به هزینه برای سازمان شود، بنابراین اهداف و معیارهای خود را در میان بگذارید. سفارشی کردن هر معیاری را در نظر بگیرید (به عنوان مثال، صرفه جویی در هزینه را با حذف دنبال کنید طولانی جلسات) با پتانسیل عوارض جانبی منفی.

افسران اصلی ساده سازی وظیفه خود را بر عهده دارند که اطمینان حاصل کنند که هر یک از اعضای تیم می توانند روز کاری خود را با کمترین پیچیدگی ممکن طی کنند. چه شرکت شما 100 هزار کارمند داشته باشد یا چند ده کارمند، تاکتیک های بالا برای تبدیل سادگی به یک عادت در هر سطح طراحی شده اند. با قرار دادن سادگی به عنوان اخلاق سازمان شما - و افزودن معیارهایی که به افراد انگیزه می دهد - می تواند باعث ایجاد تغییرات مثبت در تصمیم گیری، ساختار گزارش و مشارکت کارکنان شود.