خاکستری رنگی است که می خواهید از آن اجتناب کنید

در مدیریت پروژه، پشت و سفید دوستان شما هستند – خاکستری تیره اینطور نیست. به عنوان مدیر پروژه، شما می خواهید با اطلاعات واضح و تایید شده سر و کار داشته باشید، نه با فرضیات. وقتی مفروضاتی ساخته می شود و اعتبار سنجی نمی شود، اشتباهاتی رخ می دهد، جدول زمانی به تعویق می افتد و پروژه ها با شکست مواجه می شوند.

فرضیات چیزهای خطرناکی هستند، و مانند همه چیزهای خطرناک - به عنوان مثال، بمب یا کیک توت فرنگی - اگر حتی کوچکترین اشتباه را مرتکب شوید، ممکن است خود را در دردسر وحشتناکی بیاندازید. فرضیات صرفاً به این معنی است که باور کنید چیزها به روشی خاص هستند، با شواهد کم یا بدون شواهدی که نشان می دهد درست هستید، و شما می توانید بلافاصله ببینید که چگونه این امر می تواند به دردسر وحشتناکی منجر شود. به عنوان مثال، ممکن است یک روز صبح از خواب بیدار شوید و فرض کنید که تخت شما در همان مکانی است که همیشه بوده است، حتی اگر هیچ مدرک واقعی دال بر این موضوع نداشته باشید. اما وقتی از رختخواب خود بیرون آمدید، ممکن است متوجه شوید که به سمت دریا شناور شده است، و اکنون به دلیل تصور نادرستی که کرده اید، در دردسر وحشتناکی خواهید بود. می بینید که بهتر است زیاد فرضیات را انجام ندهید، مخصوصاً در صبح.»

- اسنیکت لیمویی،
آکادمی آستر

به عنوان Lemony Snicket از مجموعه ای از وقایع ناگوار حالات، مفروضات خطرناک هستند. به ندرت بر اساس واقعیت، مفروضات مبتنی بر دیدگاه شخصی هستند - نه واقعیت. تصور کنید اگر شما - و دیگران - در مورد چیزی به اندازه تکمیل کار فرضیاتی داشته باشید، چگونه این می تواند بر توانایی شما برای مدیریت یک تیم تأثیر بگذارد. 

روش موفقیت پروژه از مدیران فعالیت استفاده می کند تا اطمینان حاصل شود که هر کار انجام می شود. در طول جلسه برنامه ریزی برای هر پروژه، مهم است که یک ساختار تفکیک کار ایجاد کنید - لیستی از تمام فعالیت های پروژه از هر چیزی که تیم شما در حال حاضر می تواند به آن فکر کند. در حال حاضر در اینجا مهم است زیرا به ندرت پیش می‌آید که حتی بهترین تیم‌ها تک تک تکالیفی را که باید در همان ابتدای پروژه تکمیل شوند، انجام دهند. فعالیت ها به ترتیب خاصی نخواهند بود، زیرا هنوز توالی انجام نشده است. آنها همچنین لزوما مالک یا مدت زمان نخواهند داشت. این به معنای واقعی کلمه فقط لیستی از فعالیت ها خواهد بود.

اگرچه این وظایف نمی توانند بدون صاحب بمانند. به هر وظیفه باید یک مالک اختصاص داده شود - یعنی یک مدیر فعالیت - یک شخص در هر فعالیت مدیر فعالیت موافقت می کند که مطمئن شود کار انجام شده است. این شخصی است که به مدیر پروژه نگاه می کند و می گوید: «این وظیفه من است. من مطمئن خواهم شد که این اتفاق می افتد.» این بدان معنا نیست که آنها پذیرفته اند که کار بدنی را خودشان انجام دهند، فقط قبول دارند که تنها نقطه تماس در مورد فعالیت باشند. مفهوم نقطه تماس واحد بسیار مهم است، زیرا سردرگمی را کاهش می دهد و به وضوح در مورد اینکه چه کسی صاحب کار است می افزاید.

در کار پروژه، سیاه و سفید دوستان شما هستند - خاکستری دشمن شما هستند. هر چیزی خاکستری و مبهم در دادگاه مدیریت پروژه علیه شما مورد استفاده قرار می گیرد. مفروضات انتظاراتی را ایجاد می کنند که بر اساس چیزی بیشتر از آنچه ساخته شده اند شما فکر کردن واقعیت است، نه آنچه واقعاً is واقعیت مدیریت پروژه موفق در خاکستری عمل نمی کند - سیاه و سفید برای موفقیت شما بسیار مهم هستند. هر چیزی خاکستری و مبهم در دادگاه مدیریت پروژه علیه شما مورد استفاده قرار می گیرد.