گوگل به تازگی Sprints را راه اندازی کرده است. در اینجا نسخه DIY شما است

در اواخر ماه جولای، گوگل اولین Simplicity Sprint خود را معرفی کرد، که هدف آن "نتایج بهتر در زمان کمتر" است. به گفته ساندار پیچای، مدیر عامل، Simplicity Sprints کارکنان را در مورد کار با وضوح و کارایی بیشتر درگیر می کند. شناسایی سرعت گیرها برای نتایج بهتر و سریعتر. و چگونگی اتخاذ یک رویکرد کارآفرینانه برای حذف ضایعات.

بسیاری از ما کار خود را ساده نمی کنیم زیرا نمی دانیم از کجا شروع کنیم. ابتدا چه چیزی را باید ساده کنید؟ و چگونه برای انجام آن وقت می گذارید؟ همچنین، چگونه می‌دانید که تشریفات اداری در مقابل کاری که مجاز به اصلاح آن هستید چیست؟

یک دهه پیش، زمانی که شروع به مصاحبه با مردم در سراسر جهان برای آنچه شد، همین سؤالات را پرسیدم چرا برنده های ساده. به طرز تکان دهنده ای، من با راه حل های بسیار کمی برای پیچیدگی محل کار مواجه شدم. به غیر از متدولوژی نرم افزار Agile و Lean Six Sigma - مترادف با تولیدکنندگان بزرگ در دهه 90 - سازمان ها گزینه های زیادی برای ساده سازی نداشتند.

امروزه برای ساده کردن روز کاری خود به ارتشی از مدیران پروژه یا مشاوران گران قیمت نیاز ندارید. تنها چیزی که نیاز دارید این است که میل به ایجاد تغییر داشته باشید - و تمایل به امتحان دو سرعت DIY زیر.

1. هر فرم/سند/گزارشی را که به بیش از 30 دقیقه یا سه کارمند نیاز دارد، ساده کنید. کدام اسناد، فرم‌ها یا گزارش‌ها برای سازمان شما وقت گیر هستند؟ آیا می‌دانید آیا تیم‌های دیگری هم تلاش یا داده‌های مشابهی را تکرار می‌کنند؟ با فهرست کردن هر فرم/سند/گزارشی که بیش از 30 دقیقه طول می کشد یا تکمیل آن به بیش از سه عضو تیم نیاز دارد، فرصت های فوری را برای ساده سازی پیدا کنید.

از اینجا تصمیم بگیرید که کدام یک از این وظایف را می توان ساده کرد، متوقف کرد یا حذف کرد. اگر به خرید از شخصی بالاتر نیاز دارید، از زبان راه‌حل‌محور برای چارچوب‌بندی درخواست خود استفاده کنید (به عنوان مثال، "این تغییر تیم ما را قادر می‌سازد تا تعداد X ساعت هفتگی را به اهداف استراتژیک مانند Y یا Z اختصاص دهد"). اگر تا سه ماهه آینده هیچ کس کار را از دست نداد و تأثیر منفی نداشت، برای حذف آن برای همیشه اقدام کنید.

2. کارکنانی را که راه‌حل‌هایی ایجاد می‌کنند که فرآیند خسته‌کننده یا کار وقت‌گیر را ساده می‌کنند، تشویق کنید و به آنها پاداش دهید. هنگامی که کارمندان ما راه‌حل‌هایی را ایجاد می‌کنند، نشانه آن است که یک فرآیند یا سیستم گردش کار آنها را کند می‌کند. با فرض اینکه سلامت یا ایمنی کسی در معرض خطر قرار نگیرد، من طرفدار بزرگ راه‌حل‌ها هستم. آنها در تقاطع ساده سازی و نوآوری به عنوان فرصت هایی برای توانمندسازی اعضای تیم و افزایش بهره وری سازمانی وجود دارند.

برای شروع رفع تنگناها و با پاداش دادن به کسانی که تجارت شما را ساده می کنند، یک مسابقه ماهانه برای موثرترین راه حل اعلام کنید. افراد را از هر منطقه و سطح شرکت خود دعوت کنید - و نام/واحدهای شرکت کننده را از موارد ارسالی حذف کنید تا از سوگیری داوران جلوگیری شود. معیارهای «موثرترین» بسته به صنعت و اندازه سازمان شما متفاوت است، اما مطمئن شوید که پاداش برای راه‌حل‌ها واقعاً خواهد بود. به کارکنان خود انگیزه دهید.

3. جلسات ساده سازی هفتگی یا ماهانه را میزبانی کنید. از کارمندان و رهبری دعوت کنید تا برای شناسایی یک کار، جلسه یا فرآیندی که بیهوده پیچیده یا زائد است، آماده بیایند. هدف حذف، برون سپاری یا ساده سازی هر چه بیشتر این وظایف در طول جلسه است. برگزاری این گردهمایی ها را در محل به عنوان یک ساعت شادی 4 بعد از ظهر در نظر بگیرید - آبجو و تنقلات رایگان تمایل به مشارکت دارند - یا آنها را در ساعت طلایی برای تیم های توزیع شده شما

هر سازمانی خواهان عملکرد بهتر است. و سادگی مسیر پیش روی شماست. با شروع با سه تاکتیک بالا، می‌توانید پیچیدگی را از بین ببرید و فضا را برای کارهای معنادارتر ایجاد کنید. نه تنها می‌توانید این اسپرینت‌ها را به صورت مجازی، حضوری یا ترکیبی انجام دهید، بلکه می‌توانید آن‌ها را با جلسات یا گزارش‌های غیرمولد که شما و تیمتان حذف می‌کنید، عوض کنید.