برای لحن ارتباط موثر (شگفتی!) بیشترین اهمیت را دارد: 5 استراتژی برای اثربخشی

می دانید که ارتباط برای اعتبار و اثربخشی شما بسیار مهم است، اما مانند بسیاری از چیزها در چند سال اخیر، اهمیت آن بالا رفته و ماهیت آن تغییر کرده است. با کار ترکیبی و از راه دور، فاصله نیاز به برقراری ارتباط به روش های جدید و با تأکید بیشتر بر نوشتار و رویکردهای ناهمزمان را ایجاد می کند.

جالب است ارتباط به سلامت روان کمک می کند، فراگیر بودن، اعتماد به نفس، حفظ و فرهنگ. و یک عنصر ارتباط برجسته است: لحن. اینکه پیام شما چگونه قاب بندی می شود و دریافت کنندگان چگونه آن را درک می کنند می تواند در موفقیت شما و آنها تفاوت ایجاد کند.

ارتباط باعث کاهش فاصله می شود

فرصت های جدید به دور از دفتر کار کنید، از مکان های دور و از راه دور تأثیرات ارتباطات را برجسته کرده اند. بر اساس داده های جدید از گرامرلی و نظرسنجی هریس82 درصد از کارکنان دانش می گویند که کار از راه دور نیاز به ارتباط بهتری را افزایش می دهد.

علاوه بر این، مردم در تلاش برای حفظ ارتباط با همکاران هستند و 45 درصد از کارمندان می گویند که ارتباطات شخصی آنها بر اساس کار ترکیبی آسیب دیده است. این تجربه بر اساس نسل متفاوت است، به طوری که 59٪ از نسل Z، 48٪ از Millennials، 45٪ از Gen X و 28٪ از Baby Boomers همین را می گویند.

به طور کامل 62 درصد از کارگران می گویند مهارت های ارتباطی بهتر برای پرورش تنوع و شمول ضروری است. این امر به ویژه در مورد 75 درصد از کارگرانی که به عنوان واگرای عصبی شناخته می شوند صادق است - که گزارش می کنند ارتباطات ناکارآمد مانعی برای گنجاندن است در حالی که تنها 64 درصد از پاسخ دهندگان عصبی موافق هستند. و 77٪ از کسانی که انگلیسی برای آنها زبان دوم است (ESL) گزارش می دهند که ارتباط ناکارآمد در مقایسه با 68٪ از کسانی که انگلیسی زبان اصلی آنهاست، مانع است.

اما ارتباطات عالی همچنین تجربه کاری مثبتی را ایجاد می‌کند به طوری که 52 درصد از کارگران می‌گویند ارتباطات ناهمزمان کارشان را انعطاف‌پذیرتر می‌کند، 42 درصد گزارش می‌دهند که بهره‌ورتر هستند و 34 درصد می‌گویند که احساس مشارکت بیشتری دارند. علاوه بر این، ارتباط موثر به عنوان دلیل افزایش رضایت از کار برای 56٪ از پاسخ دهندگان و بهبود روابط با همکاران برای 54٪ در نظر گرفته شده است.

لحن و اعتماد به نفس

عوامل زیادی در ارتباط مؤثر وجود دارد - از محتوا و لحن گرفته تا همدلی، حالت و پلتفرم - اما به نظر می رسد لحن بسیار مهم است. در واقع، 53 درصد از کارکنان دانش می گویند که لحن از محتوای ارتباط مهم تر است. اما 71٪ در انتخاب کلمات مناسب برای جلوگیری از توهین به دیگران مشکل دارند و 56٪ در یافتن لحن مناسب برای ارتباط خود مطمئن نیستند.

لحن تأثیر قابل توجهی بر نحوه همکاری افراد با یکدیگر دارد. اگر ارتباط دارای لحن مثبت باشد،

• 62٪ سریعتر پاسخ می دهند
• 57 درصد بیشتر به درخواست های آینده پاسخ می دهند
• 48٪ نگرانی را برطرف می کنند یا کار را با کیفیت بالاتر انجام می دهند
• و 59٪ فرستنده را مثبت تر درک می کنند

برای کسانی که در دفاتر مختلف در داخل ایالات متحده یا در دفاتر مختلف خارج از ایالات متحده هستند یا کاملاً از راه دور هستند، هر یک از این درصدها بین 3٪ تا 11٪ افزایش می یابد.

ایجاد لحن مناسب

یافتن لحن مناسب فرآیندی ظریف و ترکیبی ظریف از عناصر مختلف ارتباط است. در اینجا نحوه برقراری تعادل درست است.

شماره 1 - تجاری مانند اما دوستانه باشید

یکی از اولین راه‌ها برای یافتن لحن مناسب این است که کاری مانند و در عین حال دوستانه باشید. شما باید این رویکرد را برای فرهنگ و نقش خود تقویت کنید، اما به طور کلی، مردم به جای اینکه مستقیماً در محتوای شما غواصی کنند، از یک سلام و احترام استقبال می کنند. و کامنتی مثل "امیدوارم حالتون خوب باشه" یا الف تصدیق مختصری از آب و هوا یا فصل می تواند یک باند مثبت برای یک مبادله تجاری ایجاد کند.

شما باید مختصر باشید و به خصوص از این تاکتیک ها در اولین پیامی که موضوعی را باز می کند استفاده کنید. اما پس از آن می خواهید بدون رسمی بودن، روی کسب و کار مورد نظر تمرکز کنید. بهترین ارتباطات خود را با یک کمد لباس غیررسمی تجاری مقایسه کنید که در آن با شلوار ورزشی خود ظاهر نمی شوید، اما در آن کت و شلوار سه تکه هم نیستید. شما روی نتایجی که باید به دست آورید متمرکز هستید اما با صدایی مثبت.

شماره 2 - اعتماد به نفس داشته باشید اما مغرور نباشید

زمانی که بین اعتماد به نفس و فروتنی تعادل برقرار کنید، در ارتباطات خود بیشترین تأثیر را خواهید داشت. واضح باشید و نقطه نظر داشته باشید، اما در صورت صلاحدید نظر خود را نیز بخواهید. با لحن خود، به فرستنده اجازه دهید بداند که دیدگاه های خود را دارید، اما همچنین برای دیدگاه های آنها ارزش قائل هستید، زیرا می دانید که همه پاسخ ها را ندارید.

شماره 3 - مختصر باشید اما کوتاه نباشید

شما می خواهید در ارتباطات کاری خود به نقطه اصلی برسید، اما از کوتاهی یا بی ادبی خودداری کنید. زمینه را فراهم کنید و تصور نکنید که مردم پیشینه ارتباط شما را می‌دانند - مگر اینکه مطمئن باشید که از آن آگاه هستند. قبل از ارسال، ارتباط خود را ویرایش کنید تا جزئیات کافی را بدون غلبه بر خواننده ارائه دهید.

همچنین در مورد آنچه درخواست می کنید شفاف باشید. در نظر بگیرید که در اوایل بیانیه خود به اصل مطلب برسید و سپس جزئیات یا پس زمینه بیشتری را در بخش آخر پیام ارائه دهید.

گاهی اوقات چیزی که درج نمی‌کنید به اندازه کاری که انجام می‌دهید مهم است-پس در مورد آنچه می‌گویید گزینش‌گر باشید و مهم‌ترین عناصر محتوا را بگنجانید. علاوه بر این، از کلمات نوشته شده زیاده روی نکنید. اگر خواندن یک پیام نوشتاری بیش از پنج دقیقه طول می کشد، بیش از پنج نقطه را شامل می شود یا به بیش از پنج رگبار نیاز دارد، احتمالاً به عنوان یک تماس سریع یا تبادل کلامی بهتر است.

شماره 4 - قانع کننده باشید اما احساسی نباشید

وقتی در مورد موضوعی احساس شور و اشتیاق دارید یا اگر عصبانی یا ناامید هستید، به ویژه مراقب پاسخ خود باشید. وقتی شرایط مناسب است، می‌خواهید در موردی قانع‌کننده باشید، اما از حالت تدافعی، عاطفی یا عصبانی بپرهیزید با لحن تو اگر احساس شارژ شدید دارید، ممکن است قبل از راه‌اندازی یادداشت خود، چند ساعت قبل از زدن گزینه send یا حتی خوابیدن روی آن صبر کنید.

شماره 5 - معتبر باشید اما بی توجه نباشید

بیشتر از همه، شما می خواهید در ارتباطات خود خودتان باشید - در عین حال به آنچه که برای گیرنده یا گیرندگان ارتباط شما تأثیرگذارتر است، توجه می کنید. برای فردی که بسیار داده محور است، می خواهید شواهدی را ارائه دهید، یا برای فردی حساس تر، ممکن است یک جمله اضافی را صرف یک خط گرم کردن کنید. اما زیاده روی نکنید و انجام دهید مطمئن شوید که معتبر هستید. در نظر بگیرید که ارتباط شما چگونه دریافت می شود و گیرنده چگونه بیشتر دوست دارد اطلاعات را بشنود و بهترین درک را دارد.

این یک معجزه است

ارتباط عالی می تواند روابط ایجاد کند و اعتبار خود را افزایش دهید، اما با موانع زیادی روبرو هستید. شما از کلمه ای استفاده می کنید که دیگران آن را منفی تفسیر می کنند. شما لحنی را در نظر دارید که گیرنده آن را اشتباه می خواند. شما پاسخ خود را به تعویق می اندازید و همکارتان در مورد اینکه چرا این کار را انجام داده اید، فرضیات نادرستی می کند. و با ارتباط کتبی، شما فاقد تمام سرنخ ها و نشانه هایی هستید که غیرکلامی هستند. این یک معجزه است که وقتی به موانع فکر می کنید، اصلاً می توانیم ارتباط برقرار کنیم.

اما عمدی کمک می کند. وقتی برای برقراری ارتباط خوب وقت بگذارید، مخاطبان خود را در نظر بگیرید و همچنین بازخوانی و ویرایش کنید، از مزایای آن بهره مند خواهید شد.

علاوه بر این، هنگامی که شما گیرنده ارتباط هستید، می توانید به فرستنده نیز از شک و تردید بهره مند شوید - با دانستن موانع، می توانید به فراتر از کلمات واقعی نگاه کنید و به اهداف مثبت گوش دهید.

نیت همانند تأثیر نیست

شما شنیده اید که قصد و نیت تاثیر برابری ندارد و این به ویژه در مورد ارتباطات نوشتاری، ارتباط ناهمزمان و ارتباط از راه دور صادق است. اما ارزش آن را دارد که تلاش کنید تا بتوانید روابطی را ایجاد کنید، اعتبار خود را توسعه دهید و در کار خود موفق شوید.