آیا جلسات کمتر می تواند ترک بی سر و صدا را معکوس کند؟ تحقیقات می گوید "بله"

تقاضا برای "جلسات صفر" تبدیل به یک ابزار چانه زنی برای کارمندانی شده است که قصد تغییر شغل را دارند. مطالعه جدید از شرکت نرم افزار Otter.ai و دانشگاه کارولینای شمالی در شارلوت. شرکت‌کنندگان گزارش دادند که جلسات زیادی در تقویم خود داشته‌اند، که باعث می‌شود آنها احساس «آزار» و «ناامیدی» کنند.

در اخبار دیگر ... آب است مرطوب.

جلسات داخلی بیش از یک دهه است که یک منطقه حساس بوده است، اما اهرمی که کارکنان در بحبوحه استعفای دسته جمعی به کار می گیرند، باید رهبران را تشویق کند تا این جنبه از سازمان خود را دوباره بررسی کنند. به عنوان کارشناس محل کار با چندین کتاب و الف بحث TED در مورد ساده‌سازی، «جلسات صفر» سال‌ها فریاد تجمع من بوده است.

تبلیغات

از طریق فرآیند تحقیق چرا برنده های سادهمن متوجه شدم که پیچیدگی محل کار از دو منبع سرچشمه می گیرد: خود سازمان و کارکنان فردی پیچیدگی سازمانی به مقررات صنعت، و همچنین تعداد افراد، مراحل، تصمیمات و نقاط داده مورد نیاز برای انجام کاری معنادار در شرکت شما مربوط می شود. به عنوان مثال، تعداد تأییدیه‌ها در فرآیند استخدام یا الزامات انطباق برای مدیریت داده‌های مصرف‌کننده در بریتانیا یا کره جنوبی.

پیچیدگی فردی، از سوی دیگر، به نوار قرمز ایجاد شده توسط یک فرد یا یک سازمان اشاره دارد. یک مثال واقعی این است که معاون یک جلسه هفتگی پنج ساعته یا واحد تجاری با مهارت خاصی برای پاورپوینت های حاوی 200 اسلاید بیشتر برگزار می کند.

در شرکت شما، جلسات تحت تأثیر فرهنگ سازمانی و همچنین افرادی که در آن شرکت می کنند و در آن شرکت می کنند، می باشد. برای ریشه کن کردن پیچیدگی جلساتی که رهبری یا شرکت می کنید، به شش عبارت زیر با «به طور مداوم»، «گاهی اوقات»، «به ندرت» یا «هرگز» پاسخ دهید.

تبلیغات

1. من 20 درصد یا کمتر از زمان خود را هر هفته در جلسات/تماس های غیرمولد صرف می کنم.

2. من تیمم را تشویق می‌کنم که با ساده‌سازی کار کنند.

3. جلساتی که من رهبری می کنم به موقع شروع و به پایان می رسد.

4. جلسات در سازمان من هدف و دستور کار مشخصی دارد.

5. در جلساتی که من شرکت می کنم فقط افراد ضروری دعوت می شوند.

6. از رد دعوت در جلسه یا واگذاری حضور به شخص دیگری احساس راحتی می کنم.

تبلیغات

مجموع خود را با استفاده از کارت امتیازی زیر برای هر پاسخ محاسبه کنید:

· به طور مداوم = 0

· گاهی = 1 امتیاز

· به ندرت = 2 امتیاز

· هرگز = 3 امتیاز

اگر قد کشیدید 1 تا 4 امتیاز، به دنبال فرصت هایی برای ساده سازی جلسات در سازمان خود باشید. در حال حاضر، این جنبه از روز به روز شما کاربردی است، اما حداقل یک پاسخ «هرگز» یا «به ندرت» پیچیدگی ایجاد می کند. برای جلوگیری از آلودگی در سایر جنبه‌های کسب‌وکار، آن منطقه را بررسی کنید و دوره را درست کنید.

تبلیغات

اگر مجموع شما باشد 5 تا 9 امتیاز، جلسات در سازمان شما علائم پیچیدگی را نشان می دهد و اگر کنترل نشود، احتمالاً به سایر جنبه های عملیات گسترش می یابد. انجام ممیزی جلسه را فوراً در نظر بگیرید تا تعیین کنید کدام جلسات ارزشمند هستند - و کدام جلسات باید در دریاچه آتش پرتاب شوند.

اگر به ثمر رسیدید 10 تا 14 امتیاز، جلسات منبع اصلی پیچیدگی هستند. این احتمال وجود دارد که این موضوع فراتر از سازمان شما باشد و به کل شرکت گسترش یابد. با پیچیدگی هایی که همه چیز از جلسات وضعیت و جلسات طوفان فکری گرفته تا برنامه ریزی و تصمیم گیری را تحت تاثیر قرار می دهد، احتمالاً شرکت شما در چند جبهه در دنده اول گیر کرده است.

در نهایت، اگر شما یک مجموع از 15 یا بیشتر، جلسات به سطوح خطرناکی از پیچیدگی رسیده است. با وجود اینکه منابع شرکت با سرعت نگران کننده ای هدر می رود، کارمندان وضعیت موجود را پذیرفته اند. مردم به ذهنیت ترک بی سر و صدا تسلیم شده اند یا فعالانه در تلاش برای خرابکاری عوامل تغییر هستند. در هر صورت، وضعیت جلسات شما نیاز به توجه فوری دارد.

تبلیغات

اکنون، شش بیانیه و تشخیص را با تیم‌های خود به اشتراک بگذارید و از آنها بخواهید دلایل احتمالی که چرا پیچیدگی جلسات را ربوده است ایجاد کنند - و ایده‌هایی برای ساده‌سازی ارائه دهید. جلسه ای را برای بحث در مورد دلایل و راه حل ها برنامه ریزی کنید، که باید روی تخته سفید ثبت شوند.

پس از بحث در مورد امکان سنجی راه حل ها، رای گیری کنید که کدام سه راه حل فوراً اجرا شوند - و آن را انجام دهید. نمونه‌هایی از راه‌حل‌ها ممکن است شامل «محدود کردن جلسات به هشت شرکت‌کننده یا کمتر» یا «هر دعوت‌شده جلسه باید شامل یک دستور کار باشد» و «متعهد به جمعه‌های بدون جلسه» باشد. برای جلوگیری از بازگشت به کسب و کار به طور معمول، ایجاد یک مانترا جلسه با این انتظارات را در نظر بگیرید و آن را در کل شرکت به اشتراک بگذارید.

اگر می‌خواهید این رویکرد جدید را در تجارت بزرگتر تأیید کنید، یادآوری کنید که جلسات گران هستند. کاهش یا حذف جلسات غیر ضروری نه تنها روحیه کارکنان را بهبود می بخشد و حفظ را افزایش می دهد، بلکه به سازمان ها کمک می کند تا به شدت هزینه ها را کاهش دهند. برای شرکت هایی با 100 کارمند، پس انداز حدود 2.5 میلیون دلار در سال و برای شرکت های 5000 نفری، این رقم به بیش از 100 میلیون دلار افزایش می یابد.

تبلیغات

بررسی نحوه برگزاری جلسات در سازمان شما - و حذف جلساتی که از مفید بودن آنها گذشته است - می تواند به حفظ کارمندان و هدایت کسب و کار به سمت بهره وری بالاتر کمک کند. تیم خود را تشویق کنید تا هر جلسه ای را بدون هدف، تصمیم گیرنده یا دستور کار مشخص رد کند و به کارمندانی که به طور مداوم در این زمینه شجاعت نشان می دهند، پاداش دهید. به پرسش از جلسات جدید و ساده کردن جلسات جاری ادامه دهید تا شاهد تغییری از ترک بی سر و صدا و به سمت روشی هوشمندانه تر و ساده تر برای کار باشید.